Het versterken van de teamdialoog: hoe ga je daarmee aan de slag? Welke rol heb jij als teamcoachende leidinggevende? En wat kunnen we leren van praktijkervaringen? Die vragen stonden centraal tijdens het webinar ‘Op naar een betere teamdialoog’ op 8 oktober. Samen met twee deskundigen namen we je mee in de eerste stappen naar de teamdialoog. Lees hieronder een terugblik en de vragen die zijn beantwoord tijdens het webinar.
Een veilige en open dialoog voeren in het team is belangrijk. Op die manier draag je bij aan een gezond en veilig werkklimaat voor iedereen. Onder leiding van gespreksleider Mariëlle Kreukniet (Stichting Onderwijsarbeidsmarktfonds MBO) gaven Thijs Paffen en Gonny Farley tips over het voeren van de teamdialoog. Paffen is teamcoach en directeur bij LOOF Training en Advies en werkt al meer dan 15 jaar met groepen uit verschillende sectoren. Farley is docent op het Nova College en heeft binnen haar team het versterken van de teamdialoog aangejaagd.
Belang van de teamdialoog
Thijs Paffen begint het webinar en benadrukt het belang van een sterk team. ‘De bouwstenen voor succesvol onderwijs zijn de docenten en andere professionals. Zij leveren gezamenlijk een grote bijdrage om goed onderwijs neer te zetten. Dus om als team kwalitatief goed onderwijs te verzorgen, moet je vooral voor jezelf als team zorgen.’ Volgens Paffen doe je dat door gezamenlijke inspanning én ontspanning. ‘Zoek in momenten van rust de reflectie op. Kijk samen terug naar de geleverde inspanning en leer hoe het de volgende keer beter kan. Die reflectie vindt plaats in een teamdialoog: de plek waar teamleden samenkomen om te bouwen aan vertrouwen.’
Als leidinggevende vervul je een belangrijke rol binnen die teamdialoog. ‘In eerste instantie moet je ruimte creëren voor teamleden om samen te komen. Als je dan eenmaal samenkomt, moet je als leidinggevende de managerspet af kunnen zetten en de rol van teamcoachende leidinggevende op je kunnen nemen. Dat lijkt makkelijk, maar is het niet. Je moet als leidinggevende jezelf ook de ruimte geven om te leren en ontwikkelen voordat je dat aan je team leert.’
E-mailcursus ‘Op naar een betere dialoog binnen het team’
Hoe je als teamleider de rol van teamcoachende leidinggevende op je neemt en aan de slag gaat met de teamdialoog, leer je tijdens de e-mailcursus ‘Op naar een betere dialoog binnen het team’. Gedurende 11 weken coachen we je via wekelijkse mails met bondige informatie, praktijkgerichte filmpjes, concrete opdrachten, en handige tips naar een waardevolle en veilige dialoog binnen je team. Een gebruiksvriendelijke en laagdrempelige manier om samen met je team aan de slag te gaan! Meer informatie over de e-mailcursus is te vinden op onze website. Of meld je direct aan via het aanmeldformulier.
Basisvoorwaarden voor de teamdialoog
Om als team de teamdialoog tot een succes te maken, moet je volgens Farley aan een paar basisvoorwaarden voldoen: het creëren van veilige sfeer, je kwetsbaar op durven te stellen en een doel voor ogen hebben. ‘Die voorwaarden zijn essentieel voor een positieve prestatiecultuur. Je bent als teamcoachende leidinggevende samen met je team verantwoordelijk voor het creëren van zo’n cultuur.’
Gelukkig zijn er specifieke richtlijnen om aan de drie basisvoorwaarden te voldoen. ‘Wij hebben hier een checklist voor opgesteld met de belangrijkste elementen. Zo is het goed om vooraf de why, what en how te bepalen. Wat is nou precies belangrijk en waarom? Creëer interactie en vertrouwen, maar moedig ook feedback aan en luister naar elkaar. Laat studenten bijvoorbeeld cijfers geven aan hun docenten. Deel die binnen het team en bespreek de uitkomsten met elkaar. Op die manier creëer je kwetsbaarheid, een van de basisvoorwaarden voor een positieve prestatiecultuur.’
Het geheim van een positief leerklimaat
Om het leerklimaat te bevorderen, hanteert het Nova College het CAR-model. Dit model leert ons dat in een positieve leeromgeving wordt voldaan aan drie basisbehoeften: competentie, autonomie en relatie. ‘Iedereen wil iets kunnen, iets te zeggen hebben en relaties onderhouden’, zegt Farley. ‘Wij gebruiken dit model zo vaak, dat we onze normen en waarden en onze prestatie-indicatoren aan het model hebben toegevoegd. Zo is het voor ons belangrijk om mentaal weerbaar te zijn, afspraken na te komen, hoge verwachtingen te stellen en verantwoordelijkheid te nemen. Alle acht indicatoren staan centraal in onze professionele dialoog.’
Begin bij jezelf
Ook Paffen maakt als teamcoach vaak gebruik van theoretische modellen tijdens de teamdialoog. ‘Het IPIE-model gebruik ik om zaken bespreekbaar te maken’, zegt Paffen. ‘Het model geeft de vier niveaus aan waarop we communiceren én het geeft aan of dat niveau boven¬ of onder water zit. Met name de laag die zich onder water bevindt is interessant voor de teamcoachende leidinggevende. Zo zijn emoties vaak lastig om naar de oppervlakte te krijgen. Toch wil je die op den duur makkelijker bespreekbaar maken.’
Een belangrijke tip is om eerst naar jezelf te kijken. ‘Begin in een feedbackronde bij jezelf. Laat anderen jou feedback geven. Waarschijnlijk vind je het zelf ook heel spannend. Ben je ervan bewust, deel je gevoel en blijf in volledig contact met je team. Je zult zien dat je team zich ook meer openstelt nu de toon is gezet.’
Meld je aan voor de e-mailcursus
Met de tips uit het webinar kun je alvast aan de slag met de eerste stappen naar de teamdialoog. Wil je nog meer leren over de teamdialoog en teamontwikkeling? Meld je dan aan voor de gratis e-mailcursus ‘Op naar een betere dialoog binnen het team’.
AanmeldenPresentatie tijdens het webinar
Tijdens het webinar heeft Gonny Farley een presentatie gegeven. Bekijk hier de slides van de presentatie.
Vragen en antwoorden tijdens het webinar
1. Als er geen veilige sfeer voor een dialoog is, hoe creëer je die dan?
Gonny Farley: ‘Haal rotte appels eruit. Je moet het echt willen. Als iemand het niet wil, is het beter dat ze er niet bij zijn. Er komt veel kijken bij een teamdialoog. Je moet je kwetsbaar opstellen, het gesprek aangaan en je openstellen. Dat kun je niet doen met mensen die er niet voor openstaan. Ook is het belangrijk om samen met je team normen en waarden te bepalen. Je teamwaarden moeten uit het team zelf komen. Je moet deze dus niet opgelegd krijgen vanuit de organisatie, maar uit het team halen. Op die manier kun je elkaar erop aanspreken en elkaar aanvullen.’Thijs Paffen: ‘Natuurlijk is het ook spannend. Het kost een hoop energie om te leren hoe je bijvoorbeeld kwetsbare zaken bespreekbaar maakt of feedback accepteert. Die energie kun je leren opwekken. Begin een gesprek met een positieve noot in plaats van met verbeterpunten. Dat levert een stukje energie op en maakt het bruggetje naar het lastige wat makkelijker.’
2. Hoe zorg je voor een balans tussen het leuke en het zakelijke?
Gonny Farley: ‘Tijdens de ontspanning gaat het niet alleen over werk, ook over andere zaken. Het is leuk om ook over andere dingen in de wereld te hebben. Dat informele is heel belangrijk. Je kunt natuurlijk ook iets sportiefs met elkaar doen, dat werkt bij ons heel goed. Maar je kunt natuurlijk nooit mensen verplichten om in hun vrije tijd iets te doen.’
3. Een informele borrel op vrijdag is leuk, maar ik merk dat het schakelen naar het zakelijke op maandag daardoor soms lastig is. Met name feedback geven wordt lastiger wanneer relaties worden versterkt. Hoe zorg je ervoor dat het informele niet in de weg staat van het zakelijke?
Gonny Farley: ‘Je moet eerst de normen en waarden vaststellen. Durf de confrontatie met elkaar aan te gaan. Dat moet je bewust opzoeken. Laat iedereen bijvoorbeeld feedback geven aan elkaar. Op die manier ga je bewust de confrontatie aan.’Thijs Paffen: ‘Het gaat niet vanzelf. Met elkaar ontspanning opzoeken is een belangrijk startpunt, maar de teamdialoog is een bewuste keuze en natuurlijk ook spannend. Het is goed om je daar bewust van te zijn. Spanning hoort er nou eenmaal bij. Daarom is het belangrijk dat de teamleider het eerst zelf leert en rustig opbouwt.’
4. Gonny Farley, wat zijn voor jullie de belangrijkste punten uit de checklist?
Gonny Farley: ‘De checklist is voortgekomen uit literatuuronderzoek dat ik heb uitgevoerd. Vaak zijn deze zaken bij succesvolle teams goed geregeld. Tegelijkertijd zijn dit de zaken die het beste bij ons als team passen. Ik raad je aan om zelf op zoek te gaan naar voorwaarden uit literatuur die bij jullie als team passen. Lees bijvoorbeeld the Culture Code. Hierin vind je nog meer concrete voorwaarden voor een positieve prestatiecultuur.’
5. Gonny Farley, wat zijn de grootste verschillen als je jullie huidige situatie vergelijkt met de situatie voordat jullie begonnen met de teamdialoog?
Gonny Farley: ‘Ik heb gemerkt dat zodra je de dialoog aangaat, de kwaliteit en inhoud omhoog gaan. Doordat wij met elkaar de dialoog aan zijn gegaan, zijn we inhoudelijk op een hoger niveau beland. Voorheen hadden niet echt een gezamenlijk onderwijsconcept en iedereen werkte vanuit zijn eigen visie. Nu is de weg die we bewandelen veel duidelijker.’